—昨年の展示会ではアンケート集計に大きな手間がかかっていました。
昨年にも同様の展示会を開催していましたが、その際には、来場された方のアンケートを紙に記入いただいておりました。そのため、イベント開催後は紙のアンケートを一枚一枚を確認しながらデータ化し、報告資料を作成する流れに。この一連に多くの人と時間を割かれることが悩みの種でしたね。ただ今回はご招待するお客様の数を大きく増やす予定にしていたこともあり「この作業をいかに効率化するかということについて」課題を解決できるソリューションを探していました。
—イベント当日の「アンケート」にクラウド活用を。 ペーパーレスで行う初めての試みで、アンケート集計を自動化できるツールを選定しました。
イベント開催に向け、来場者管理やアンケート集計の課題を解決できる様々なツールを選定していました。しかし機能がオーバースペックであったり、価格が高かったりと、なかなかニーズに合う製品がありませんでしたね。
その中で情報収集をしていたところ、アンケート回収に活用できるWEBフォーム作成アプリケーション「WEBフォームオプション機能」と、来場者管理に活用できる「クラウドサービスサスケ」の製品ページを見つけました。
早速お問合せをし、営業の方に製品紹介をご依頼。機能がシンプルで、私達が展示会で実施するアンケートの管理に適したツールであると感じましたね。価格帯も他社に比べてかなり低価格であったことも、導入を決めたひとつの要因です。
今回の展示会は、2020年とその先の社会・生活インフラ構築に向けた「おもてなしイノベーション」をテーマに開催するものです。そのため、展示する商材だけでなく、アンケートにおいても、ご来場いただいた方々の負担を少しでも減らし「おもてなし」を表現していきたかった、という思いもありました。アンケートのペーパーレス化は初めての試み。これは社内の業務事情だけではなく「運営自体にも工夫を施したイベントにしていきたい」という思いが込められた背景がありました。
—イベント当日はタブレット端末を活用し、アンケート記入をデジタル化。 来場者情報とアンケートをサスケの名寄せ機能で紐づけ。 アンケート集計工数も大幅に削減されました。
アンケートの事前準備は大きく分けて2つのことを実施しました。
①事前に参加お申込みされたご来場者のリストをサスケのアプリケーション内にインポートし、来場予定者リストを作成。これは、後からの来場者情報とアンケート内容を紐づける為の事前準備です。
②イベント当日のアンケート内容を、サスケのアプリケーション（WEBフォームオプション機能）を使って「WEB入力フォーム」として作成。ITの詳しい知識は全く必要なく、私でも簡単にWEB入力フォームの項目を作成する事ができました。また些細な疑問点でも、担当者の方に丁寧に対応していただいたので、スムーズに作業が進みましたね。
イベント当日は、アンケートの入力を紙からタブレット端末に変更した事で、当日のご来場者様の入力負担はかなり軽減できたと思います。選択式のWEBアンケート入力フォームを作成しましたのでご来場者様は、アンケートの回答を画面上で選び、入力いただくだけでした。WEB入力フォームで入力されたアンケートデータは自動でクラウド上にアップ。サスケの名寄せ機能を活用する事で、データベースに事前に格納されていた来場者リストに、アンケート内容が自動で紐付くという仕組みでアンケート回収を実施しました。
結果として、全てのアンケート結果は自動集計されましたし、紙のアンケートをデータ起こしする作業も不要でした。どのご来場者のアンケート内容かを目視確認しながら手作業で紐づけなくて良いのは、とても便利でしたね。かつて、この集計作業には前回は数人で数日間かかっていましたが、今回は一人で一日もかからず終えることができました。社内業務の効率化という意味ではこれが一番大きかったと感じています。
展示会にご来場いただいた方とは、アンケートと同時に展示商材に関する意見交換や商談も実施しました。アンケート入力時間を減らすことで、このような時間にあてることができ、良かったです。また、集計業務に費やしていた時間を減らすことで、アンケート結果を迅速に関係者へフィードバックすることもできるように。イベントの反省や分析のようなクリエイティブな時間を生むことにつながり、ありがたかったです。同様のイベント開催時には、サスケをぜひ再度利用したいと考えています！
