—見込み顧客というもどかしい情報管理に課題を感じていました
当業界では顧客開拓に関する営業規定が定められているため、弊社では全国各地でセミナーを開催し、顧客開拓に取り組んでおります。セミナーも開催規模は様々ですが20名前後のものから80名前後と大規模に開催するケースも御座います。セミナーには力を入れておりますので社内スタッフの登用だけでなく、外部講師を招くことも少なくありません。お陰様で多くの方々にセミナーにご参加頂いております。そのためセミナーの集客については良い形ですすめられていたのですがその後の管理に課題を感じておりました。
弊社事業は世界情勢や金融状況と密接に関わっております。そのため、いわゆる基幹システムと呼ばれる弊社独自のシステムでコア業務や既存顧客の管理はまかなえていたのですがこれから顧客になるかわからないセミナー来場者の管理はExcelに取りまとめ、管理している状況でした。
—求めていた手間をかけないシンプル管理が実現できました
当初は新たにセミナー参加者・フォローアップのために０からシステム開発を行うことを考えておりました。ただそうなってくるとコストも高くつきます。“見込み顧客“という特殊な立ち位置も頭を悩ませる要因となっていました。既存顧客であれば企業としては大切なお客様ですのでお伝えしたとおり、基幹システムなどでの管理範囲になります。しかし見込み顧客は”数も膨大でありながら将来顧客になるかもしれない顧客情報“という管理が重要なのはわかっていても、なかなかコストをかけづらいという歯がゆいお客様群になります。そんな中、色々と思案していたタイミングでお世話になっていたシステムベンダー様からサスケをご紹介して頂いたことがきっかけでした。
営業の方にご来社頂き、デモ画面をご紹介頂いたところわかりやすいインターフェースに加えて機能面も複雑な操作も必要なく、弊社でも活用できそうな印象でした。
先程お伝えしたように見込み顧客は重要ではあるものの管理に手間をかけづらいお客様になりますので、サスケは見込み顧客管理を行う上で大変魅力的でした。またクラウドサービスになりますのでコストメリットをみても、システム開発のように多額の費用をかける必要がない点もポイントでした。
—参加者のデータベース化だけでなく、情報発信にも活用しています
サスケではExcelさながらに管理項目を自分たちでカスタマイズが可能です。
顧客管理系のシステムというと管理項目が既に用意されていてその項目に情報をいれるというイメージでしたがサスケではオリジナルで項目を作り込むことができます。
例えば開催したセミナー情報やセミナーの出欠情報、参加者がどういったお仕事をされているのかという職種情報などですね。
運用開始時は営業の方にもアドバイスを頂きながら項目の設定を行いましたが操作もさほど難しいものはなく、修正作業などは自分たちでも簡単に行えています。
またサスケにこれまでのセミナー参加者情報を取り込むことで、これまでに参加したセミナー履歴も確認できるようになりました。どういうことかというとExcel管理のままですとセミナーに複数回ご来場頂いても管理は参加セミナー毎になってしまいますので同一人物であっても別の参加者として管理してしまいます。
しかしながら見込み客のフォローを考えると「Aさんは今回のセミナーが初参加だがBさんはこれまで３回以上参加してくれている」と情報がまとまっているかどうかで結果は変わってくると思います。
Excelでバラバラに管理するよりも参加者に対して「これまでどういったセミナーに参加しているのか」という情報の紐付けが出来ているほうがフォローの方法も一手間加えることができますし、より質の高いアプローチが行えます。参加者をしっかりと重複することなく一元管理するだけでもメリットを感じております。またこれまでは営業部門だけで閉じていた情報が他部門とも共有することで企業の顧客として認識を合わせることが可能になりました。
現在は管理するだけでなく、一括メール送信機能を活用し情報発信を行なっています。サスケでは作成した項目がそのまま検索フラグとして利用できますのでこれまでセミナー参加いただいたお客様の中から色々な切り口でお客様をリストアップし、開催予定のセミナーの御案内に利用しています。
手軽に設定や管理項目を変更できるのも管理側としてはメリットですので今後も運用しながら微調整を行い、より裾野を広げた管理を目指していきたいと思います。
